19. Manajemen Perkantoran

19.Manajemen Perkantoran Pengertian menurut para ahli Edwin Robinson dan William Leffingwell Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. George R. Terry Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Millis Geoffrey Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan. Rifhi Siddiq Manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya. W.H. Evans Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya: • mengetik (typing) • menghitung (calculating) • memeriksa (checking) • menyimpan warkat/arsip (filing) • menelepon (telephoning) • menggandakan (duplicating) • mengirim surat (mailing) • dan kegiatan lain. Setiap perusahaan harus dapat menjalankan perusahaan secara profesional dalam mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dengan demikian, perusahaan harus mampu mengarahkan semua kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Tuntutan utama manajemen adalah mencapai efektivitas dan efisiensi. Dalam pelaksanaannya, organisasi tidak bisa terlepas dari: a. Fungsi manajemen, terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian (planning, organizing, actuating, controlling) atas berbagai aktivitas dalam organisasi tersebut. b. Fungsi operasional perusahaan, secara umum fungsi ini meliputi bidang pemasaran, produksi/operasional, keuangan, sumber daya manusia, maupun administrasi perkantoran. Peranan manajemen perkantoran dapat disimpulkan dalam mengoordinasikan kegiatan-kegiatan perusahaan. Walaupun koordinasi bukan merupakan fungsi manajemen, tetapi merupakan inti/esensi dari manajemen. Koordinasi harus di terapkan pada fungsi manajemen maupun fungsi operasional perusahaan. Fungsi manajemen maupun fungsi operasional perusahaan sangat diperlukan bagi aktivitas administrasi perkantoran. Manajer pada setiap level/departemen harus menjalankan fungsi manajemen. Manajer kantor bertanggung jawab terhadap manajer fungsional, seperti manajer keuangan dan akunting. Manajer kantor memberikan informasi pada top manajer. Informasi tersebut menjadi dasar bagi top manajer dalam membuat keputusan. Informasi harus relevan, ringkas tetapi memadai akurat, dapat dipercaya, mudah dimengerti, disajikan dalam bentuk yang benar, dihasilkan pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang rendah. Tugas-tugas top manajer adalah membuat keputusan-keputusan dan perencanaan jangka panjang yang meliputi kebijaksanaan-kebijaksanaan, menyeleksi dan mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan serta mengawasi first manager. Middle manager membantu top manager dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, membuat keputusan-keputusan jangka menengah, dan mengawasi first line supervisor. Sedangkan first line supervisor membuat keputusan-keputusan jangka pendek yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Manajemen perkantoran adalah salah satu fungsi operasional perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional organisasi. Manajemen perkantoran bukan merupakan suatu posisi atau suatu kantor departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan administrasi yang mencakup pengelolaan informasi dan keahlian yang dibutuhkan bagi keputusan yang efektif dan tepat waktu. Secara tradisional fungsi manajemen kantor terbatas seputar masalah tulis-menulis dan kepegawai kantor karena perkembangan teknologi, maka cakupan manajemen kantor menjadi semakin luas. Dewasa ini, perkembangan teknologi yang begitu cepat, terutama teknologi komputer menyebabkan adanya perubahan-perubahan yang sangat drastis pada manajemen kantor. Perkembangan tersebut mengakibatkan munculnya jenis-jenis pekerjaan baru. Di lain hal banyak pula jenis pekerjaan yang ditinggalkan. Begitu penting fungsi kantor dalam setiap perusahaan sehingga semakin kompleks pekerjaan pengelolaan informasi. Delman demikian setiap organisasi membutuhkan penanganan yang lebih serius terhadap kegiatan perkantoran. Aspek-aspek manajemen perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain: • Manajemen dan pengarahan • Tata laksana/penyelenggaraan • Pelaksana secara efisien • Manajemen • Pengawasan • Pengendalian dan pengawasan • Pengarahan dan pengawasan • Pengarahan • Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan : • pegawai • Material perlengkapan • Persayaratan • Metode Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu : • Kepegawaian perkantoran (office personel) • Metode perkantoran (office methods) • Perlengkapan perkantoran (office equipment) • Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor) • Biaya perkantoran (office costs) • Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi : • ruang perkantoran (office space) • komunikasi (communications) • kepegawaian kantor (office personnel) • perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment) • peralatan dan mesin (appliance and machine) • perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery) • metode (methods) • tata warkat (records) • kontrol pejabat pimpinan (executive controls) Tujuan Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu • Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien • Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya. • Membantu perusahaan memelihara persaingan. • Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat • Membuat catatan dengan biaya minimal Kegiatan Kegiatan manajemen administrasi antara lain : 1. Pengadministrasian seluruh kegiatan 2. Menginventarisasi peralatan kantor 3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen. 4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.