18.Manajemen Komunikasi

18.Manajemen Komunikasi Manajemen Komunikasi Menurut Kaye kelahiran subdisiplin manajemen komunikasi tidak terlepas dari adanya tuntutan untuk lebih membumikan ilmu komunikasi di tataran dunia nyata. Manajemen komunikasi lahir karena adanya tuntutan umtuk menjembatani antara teoritisi komunikasi dengan praktisi komunikasi. Para teoritisi menghadapai keterbatasan dalam mengaplikasikan pengetahuan yang dimilkinya. Sementara para praktisi komunikasi mengalami keterbatasan pada rujukan teoritis atau ilmu komunikasi Komunikasi merupakan sarana untuk terjalinnya hubungan antar seseorang dengan orang lain, dengan adanya komunikasi maka terjadilah hubungan sosial, karena bahwa manusia itu adalah sebagai makluk social, di antara yang dengan yang lainnya saling membutuhkan, sehingga terjadinya interaksi yang timbalk balik. Dalam hubungan seseorang dengan orang lain tentunya terjadinya proses komunikasi itu tentunya tidak terlepas dari tujuan yang menjadi topik atau pokok pembahasan, dan juga untuk tercapainya proses penyampaian informasi itu akan berhasil apabila ditunjang dengan alat atau media sebagai sarana penyaluran informasi atau berita. Dalam kenyataannya bahwa proses komunikasi itu tidak selama lancar , hal terjadi dikarenakan kurangnya memperhatikan unsur-unsur yang mestinya ada dalam proses komunikasi. Dari uraian tersebut, bahwa dalam komunikasi itu perlu diperhatikan mengenai unsure-unsur yang berkaitan dengan proses komunikasi, baik itu oleh komunikator maupun oleh komunikan, dan juga bahwa komunikator harus memahami dari tujuan komunikasi. 1. Prinsip-prinsip Komunikasi • Komunikasi adalah suatu proses simbolik • Setiap prilaku mempunyai potensi komunikasi • Komunikasi punya dimensi isi dan dimensi hubungan • Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesenjangan • Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu • Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi • Komunikasi itu bersifat sistemik • Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi • Komunikasi bersifat nonsekuensi • Komunikasi bersifat prosesual, dinamis, dan transaksional • Komunikasi bersifat irreversible • Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah 2. Proses Komunikasi Pengkodean (Encoding) pengiriman mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya. Pesan (Message) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan. Saluran (Channel) adalah cara mentrasmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan. Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi. Penafsiran Kode (Decoding) adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi. Umpan Balik (Feedback) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi. Jenis Komunikasi Komunuikasi dibagi dalam beberapa jenis. Dari segi media dan peserta (komunikator dan komunikan), komunikasi dibagi atas • Komunikasi personal • Komunikasi kelompok • Komunikasi massa Komunikasi personal disebut juga komunikasi antar individu, taitu komunikasi yang berlangsungan antara dua orang individu atau lebih. Komunikasi ini dapat berlangsung secara tatap muka, tetapi juga bisa berlangsung dengan menggunakan alat bantu (medium) seperti telepon, surat dan lain-lain. Edwad sapir menyebut hal ini sebagai komunikasi antar individu beralat, sedangkan komunikasi tatap muka disebut komunikasi individu sederhana. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil”seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya. Sedangkan komunikasi yang berlangsung antara individu atau kelompok (organisasi) dengan masa, dinamakan Komunikasi Massa. Komunikasi masa dapat berlangsung secara tatap muka antara individu dengan massa, seperti dalam retorika (pidato), tetapi lebih umum dikenal, adalah yang berlangsung dengan menggunakan media massa. Unsur Terjadinya Manajemen Komunikasi 1. Pengirim Pesan (Komunikator/sender) Pengirim pesan adalah tokoh utama yang memiliki peran terpenting dalam proses komunikasi. Komunikator ini dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Seorang komunikator haruslah memiliki sikap percaya diri dan mempunyai attitude yang baik agar informasi yang dihantarkan dapat disampaikan sesuai dengan yang di inginkan. Seorang komunikator juga harus bersikap reseptif yang bersedia menerima gagasan terhadap pesan yang disampaikannya. 2. Penerima Pesan (Komunikan/receiver) Penerima pesan adalah seseorang yang mendapatkan suatu pesan. Komunikan juga dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Seorang komunikan dapat menjadi seorang komunikator, begitu pula sebaliknya. 3. Pesan Pesan adalah suatu informasi yang di sampaikan oleh komunikator kepada komunikan bisa dapat berupa suara, mimik, gerak-gerik, bahasa lisan ataupun tulisan. Pesan bersifat abstrak. Pesan bersifat verbal (verbal communication) antara lain : 1. Oral (komunikasi yang dijalin secara lisan) 2.Written (komunikasi yang dijalin secara tulisan) Pesan bersifat nonverbal (nonverbal communication) Pesan terdiri 3 macam bentuk yaitu : - Informatif Pesan seperti ini bersifat informasi, fakta-fakta, kemudian komunikan mengambil keputusan. Biasanya pesan seperti ini lebih bisa diterima oleh para komunikan. - Persuatif Pesan ini berisi bujukan. Misalnya iklan shampo agar para pemirsa memakai produk tersebut. - Koersif Pesan ini bersifat memaksa dan mendapatkan sanksi bila tidak melaksanakannya. Contohnya adalah peraturan. 4. Media (Saluran atau Channel) Media adalah suatu alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke komunikan baik secara langsung ataupun tidak langsung. 5. Efek Komunikasi Efek adalah hasil akhir suatu komunikasi yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak dengan yang kita inginkan. Terdapat tiga tataran pengaruh dari komunikan : 1. Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu) 2. Afektif (sikap seseorang terbentuk) 3. Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu) 6. Umpan Balik Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terus menerus saling bertukar peran. 7. Hambatan Komunikasi Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Menurut Ron Ludlow dan Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu : a. Status Effect Adanya perbedaan status sosial yang dimiliki setiap manusia. Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya. b. Semantic Problems Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaannya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan semantik ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada selanjutnya dapat menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai, dan lain-lain. c. Perceptual Distortion Perceptual Distortion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit diri sendiri dan perbedaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terdapat perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya. d. Cultural Differences Hambatan yang terjadi karena disebabkan oleh adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti yang berbeda di tiap suku. Contohnya : kata "jangan" dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut sebagai suatu jenis makanan berupa sup. e. Physical Distraction Hambatan ini disebabkan oleh gangguan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas. f. Poor choice of communication channels Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan misalnya sambungan telepon yang tak terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas. g. No Feed Back Hambatan tersebut adalah seorang sender yang mengirimkan pesan kepada receiver namun tidak ada respon dan tanggapan dari receiver, maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Contohnya : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang di tunjukkan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer. Adapun hambatan terhadap komunikasi yang efektif yaitu : 1. Mendengar 2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui. 3. Menilai sumber 4. Persepsi yang berbeda 5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda 6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten 7. Pengaruh emosi 8. Gangguan Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi 1. Dari segi sifatnya : a. Komunikasi Lisan Komunikasi jenis ini tergolong komunikasi aktif, dimana komunikan dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman. b. Komunikasi Tertulis Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujuan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajari sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak langsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunian tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. Namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun umpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll. c. Komunikasi Verbal, yang mencakup aspek berupa : • Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dmengert, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi. • Raxing (Kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat • Intonasi suara, akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi. • Humor, dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989) memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah satu-satunya selingan dalam berkomunikasi. • Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti. • Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan. d. Komunikasi Nonverbal mencakup aspek yaitu : • Ekspresi wajah • Kontak mata • Sentuhan • Postur tubuh dan gaya berjalan • Suara • Gerak isyarat c. Menurut Keresmiannya : a. Komunikasi Formal b. Komunikasi Informal