37.proses oraganisasi panitia

Organisasi Panitia Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kebaikannya : Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team. Kelemahannya : Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan. Bentuk-bentuk organisasi 1. Berdasarkan Tipe-tipe Struktur Organisasi Jika dilihat dari strukturnya, organisasi dapat dibagi kepada beberapa tipe,yaitu: (a) organisasi dalam bentuk lini (line organization) (b) organisasi dalam bentuk lini dan staf (line and staf organization) (c) organisasi dalam bentuk fungsional {functional, organization) (d) organisasi dalam bentuk panitia (committe organization). a. Organisasi dalam bentuk lini (line Organization) Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur atau bentuk militer. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol dan biasanya orga¬nisasi ini dipakai oleh militer dan perusahaan-perusahaan kecil saja. Dalam organisasi lini ini pendelegasian wewenang dilakukan secara vertikal melalui garis terpendek dari seorang atasan kepada bawahannya. Pelaporan tanggung jawab dari bawahan kepada atasannya juga dilakukan melalui garis vertikal yang terpendek. Perintah-perintah hanya diberikan seorang atasan saja dan pelaporan tanggung jawab hanya kepada atasan bersangkutan. Ciri-ciri dari organisasi dalam bentuk lini adalah: 1) Garis komando langsung dari atasan ke bawahan atau dari pimpinan tertinggi kepada berbagai tingkat operasional. 2) Masing-masing pekerja bertanggungjawab penuh terhadap semua kegiatannya. 3) Otoritas dan tanggung jawab tertinggi terletak pada pimpinan puncak (top Management). 4) Ruang lingkup Organisasinya lebih kecil dan jumlah anggota juga sedikit. 5) Hubungan kerja antara atasan dan bawahan bersifat langsung. 6) Tujuan alat-alat yang digunakan dan struktur organisasi bersifat sederhana. 7) Pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan yang tertinggi. 8) Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih sangat rendah. 9) Semua anggota organisasi masih kenal antara satu sama lainnya. 10) Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam (defersified). Keuntungan dari organisasi dalam bentuk lini adalah: 1) Kekuatan dan tanggung-jawab dapat ditetapkan secara pasti. 2) Orang-orang yang mempunyai kekuasaan dan tanggung-jawab diketahui oleh semua pihak. 3) Proses pengambilan keputusan berjalan dengan tepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi tidak banyak. 4) Disiplin kerja mudah dipertahankan dan pengawasan dari pimpinan mudah dilaksanakan. 5) Besarnya solidaritas para anggota karena satu sama lainnya saling kenal-mengenal. 6) Tersedianya kesempatan yang banyak bagi pimpinan organisasi untuk melatih bakat-bakat yang dipunyai bawahan. 7) Kesempatan bagi para anggota organisasi untuk mengembangkan spesialisasinya sangat terbatas. Keburukan dari organisasi bentuk lini adalah: 1) Tujuan organisasi cenderung sama, atau paling tidak didasarkan atas tujuan pribadi pimpinan tertinggi dari organisasi dimaksud. 2) Pimpinan organisasi cenderung bertindak otoriter, karena organisasi dipandang milik pribadi. 3) Seluruh kegiatan organsasi tertalu tergantung ke pada seseorang, dan kelangsungan hidup organisasi sangat ditentukan oleh orang bersangkutan. 4) Kesempatan bagi para anggota organisasi untuk mengembangkan spesialisasinya sangat terbatas. b. Organisasi dalam bentuk staf (Staff Organization) Organisasi dalam bentuk staf hanya mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan.Berfungsi memberikan bantuan baik berupa pikiran maupun bantuan lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan. Bentuk ini tidak mempunyai garis komando ke bawah. c. Organisasi dalam bentuk lini dan staf (tine and staf or¬ganization) Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization) adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.Biasanya organisasi bentuk lini dan staf terjadi pada organisasi yang lebih besar, di mana penyediaan tenaga spesialis sudah semakin dirasakan untuk memberikan nasehat-nasehat atau saran-saran teknis dan memberikan jasa-jasa kepada unit-unit operasional. Ciri-ciri organisasi lini dan staf adalah: 1) Pucuk pimpinannya hanya satu orang dan dibantu oleh para staf. 2) Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang staf. 3) Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan mempunyai bawahan tertentu dan setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung. 4) Organisasinya besar, karyawannya banyak dan pekerjaannya bersifat kompleks. 5) Hubungan antara atasan dengan para bawahan tidak bersifat langsung. 6) Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling kenal-mengenal. 7) Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara optimal. Keuntungan dari organisasi dalam bentuk lini dan staf adalah: 1) Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok organisasi dan kelompok staf yang melakukan kegiatan penunjang. 2) Asas spesialisasi yang ada dapat dilanjutkan menurut bakat bawahan masing-masing. 3) Prinsip “the right man on the right place” dapat diterapkan dengan mudah. 4) Koordinasi dalam setiap unit kegiatan dapat diterapkan dengan mudah. 5) Dapat digunakan dalam organisasi yang lebih besar. Keburukan dari organisasi bentuk lini dan staf adalah: 1) Pimpinan lini sering mengabaikan nasehat atau saran dari staf. 2) Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan yang dikemukakan oleh pimpinan lini. 3) Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui’batas kewenangannya. 4) Perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu. d. Organisasi dalam bentuk fungsional Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Setiap kepala dari satuan mempunyai kekuasaan untuk memerintah dan mengawasi semua pejabat bawahan sepanjang mengenai bidangnya. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam dan setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas/pekerjaan sesuai dengan spesialisasinya. F. W. Taylor yang menciptakan organisasi fungsional ini. Adapun ciri-ciri tipe ini adalah sebagai berikut: 1) Dapat dibedakan pembidangan tugas secara tegas dan jelas. 2) Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan. 3) Penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya. 4) Koordinasi menyeluruh biasanya hanya diperlukan pada tingkat atas. 5) Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang fungsi. Keuntungan dari organisasi dalam bentuk fungsional adalah: 1) Adanya pembagian tugas antara kerja pikir (mental) dan fisik, 2) Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik. 3) Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama tinggi. 4) Moral serta disiplin keija yang tinggi. 5) Koordinasi antara orang-orang yang ada daiam satu fungsi mudah dijalankan. Keburukan dari organisasi bentuk fungsional adalah: 1) Insiatif perseorangan sering tertekan karena sudah dibatasi pada satu fungsi. 2) Sulit mengadakan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang saja. 3) Koordinasi yang sifatnya menyeluruh sulit diadakan karena orang-orang yang bergerak dalam satu bidang mementingkan fungsinya saja. d. Organisasi dalam bentuk panitia (committee) Organisasi panitia/komite adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus. Jadi, organisasi dalam bentuk panitia ini adalah organisasi di mana para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Ciri-ciri organisasi bentuk panitia adalah: 1) Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas. 2) Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Or¬ganisasi ini hahya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan. 3) Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif. 4) Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama. 5) Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas. Keuntungan dari organisasi dalam bentuk fungsional adalah: 1) Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat 2) Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan. 3) Usaha kerjasama bawahan mudah digalang. Keburukan dari organisasi bentuk panitia adalah: 1) Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota or¬ganisasi. 2) Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain. 3) Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja 4) Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas. Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi.